Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlicher im Sinne des türkischen Datenschutzgesetzes Nr. 6698 (KVKK) für die Website prientehub.com, Priente Push Relay und die Kundenbeziehungen (Vertrieb, Abrechnung, Supportkorrespondenz) ist die PRIENTE SOFTWARE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ, eine Aktiengesellschaft nach türkischem Recht (Anonim Şirket). Priente Hub ist eine Marke und ein Produkt von Priente Software; „Priente“, „wir“ und „uns“ bezeichnen in dieser Erklärung diese Gesellschaft.

• Firma: PRIENTE SOFTWARE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ
• Anschrift: Ahi Evran OSB Mah. Erkunt Cad. Teknopark No: 3 İç Kapı No: 4, Sincan / Ankara, Türkiye
• Handelsregister: Handelsregister Ankara (Handelskammer Ankara / Ankara Ticaret Odası), Handelsregisternummer: 511729 (Kammermitgliedsnummer: 2073597)
• MERSİS-Nr. (Nummer im zentralen Registrierungssystem MERSİS): 0733122921400001
• Ausgegebenes Grundkapital: 13.210.000,00 TRY
• E-Mail: [email protected]

Priente Hub ist ein Arbeitsbereich für Organisationen; Konten werden von Organisationen (Ihrem Arbeitgeber, Ihrer Schule oder einer Organisation, der Sie angehören) eingerichtet. Daher gilt:

• In Priente Cloud: Für die Inhalts- und Kontodaten der Nutzer Ihrer Organisation ist Ihre Organisation Verantwortlicher; Priente ist Auftragsverarbeiter und handelt im Rahmen des Vertrags mit Ihrer Organisation und nach deren Weisungen.
• Bei lokalen (On-Premise) und vom Internet isolierten (Air-Gap) Installationen: Priente Hub läuft auf den eigenen Servern Ihrer Organisation; Verantwortlicher ist ausschließlich Ihre Organisation. Priente hat keinen Zugriff auf diese Daten und verarbeitet sie nicht.

Wird Ihr Konto von einer Organisation verwaltet, empfehlen wir, Anliegen zu Ihren Daten zunächst an den Systemadministrator Ihrer Organisation zu richten. Bei uns eingehende Anfragen leiten wir an die betreffende Organisation weiter und unterstützen sie dabei im erforderlichen Umfang.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten die Daten, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind:

• Konto- und Identitätsdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Titel, Abteilung, Profilfoto, Passwort-Hash (das Passwort selbst wird nicht gespeichert), Angaben zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und zu Passkeys, Rollen und Berechtigungen innerhalb der Organisation.
• Von Ihnen erstellte Inhalte: E-Mails und Anhänge, Chatnachrichten, Dateien, Kalendertermine, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Formular- und Genehmigungsdatensätze. Diese Inhalte werden ausschließlich verarbeitet, um den Dienst für Sie und die Personen, mit denen Sie teilen, zu erbringen.
• Meeting- und Anrufdaten: Audio, Video und Bildschirmfreigabe werden während der Übertragung in Echtzeit verarbeitet und nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung oder KI-Transkription erfolgt nur, wenn Ihre Organisation diese Funktion aktiviert hat, und mit einem Hinweis, der den Meeting-Teilnehmern angezeigt wird.
• Geräte- und Benachrichtigungsdaten: Gerätetyp, Betriebssystem- und App-Version, von Apple (APNs) und Google (Firebase Cloud Messaging) vergebene Benachrichtigungstoken (Push-Token), Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
• Protokolle (Logs): Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse, Browser- oder App-Informationen, Sicherheitsereignisse und Audit-Protokolle. Diese Protokolle werden für Sicherheit, Fehlerbehebung und gesetzliche Pflichten geführt.
• Absturzinformationen: Unsere Apps enthalten kein SDK Dritter für Absturzberichte oder Analysen. Wenn Sie dies auf Ihrem Gerät gewählt haben, können Apple oder Google uns über den App Store und Google Play anonyme Absturzberichte übermitteln.
• Support und Kommunikation: wenn Sie uns schreiben, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der Korrespondenz.

Die mobile App fragt Berechtigungen für Kamera, Mikrofon, Fotomediathek, Benachrichtigungen und lokales Netzwerk nur an, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen (Videoanruf, Sprachnachricht, Anhang hinzufügen, QR-Code scannen, Verbindung zu einem lokalen Server). Die Authentifizierung per Face ID / Fingerabdruck erfolgt vollständig auf Ihrem Gerät; wir haben keinen Zugriff auf biometrische Daten.

Unsere Website verwendet keine Cookies. Lediglich die von Ihnen gewählte Sprache wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Ihr Konto einzurichten, Ihre Identität zu überprüfen und einen sicheren Zugang zum Dienst zu gewährleisten.
• E-Mail, Chat, Meetings, Kalender, Dateien, Aufgaben und Genehmigungsprozesse zu betreiben sowie Nachrichten zuzustellen und zu synchronisieren.
• Benachrichtigungen zu Ereignissen wie neuen Nachrichten, Anrufen und Meetings zu senden.
• Die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten sowie Missbrauch, unbefugten Zugriff, Spam und Schadsoftware zu erkennen und zu verhindern.
• Fehler zu beheben, Kapazitäten zu planen und die Kontinuität des Dienstes sicherzustellen (Datensicherung und Notfallwiederherstellung).
• Ihre Supportanfragen zu beantworten und vertragliche Mitteilungen zu machen.
• Gesetzliche Pflichten zu erfüllen und rechtmäßigen Anfragen zuständiger Behörden nachzukommen.

Wir verwenden Ihre Daten weder für Werbung, Profiling oder Marketing noch zum Training von KI-Modellen.

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten nach Art. 5 KVKK und Art. 6 DSGVO auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 5 Abs. 2 lit. c KVKK; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erbringung des Dienstes, Kontoverwaltung, Benachrichtigungen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 5 Abs. 2 lit. ç KVKK; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Protokollen, Anfragen zuständiger Behörden.
• Berechtigtes Interesse (Art. 5 Abs. 2 lit. f KVKK; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Weiterentwicklung des Dienstes; sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht beeinträchtigt werden.
• Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts (Art. 5 Abs. 2 lit. e KVKK).
• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 5 Abs. 1 KVKK; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nur, wenn keine der oben genannten Grundlagen greift; Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Für Daten, die in Priente Cloud im Auftrag Ihrer Organisation verarbeitet werden, legt Ihre Organisation die Rechtsgrundlage fest.

5. Push-Benachrichtigungen

Mobile Benachrichtigungen werden über den Apple Push Notification service (APNs) und Google Firebase Cloud Messaging (FCM) zugestellt. Der Priente Hub Server Ihrer Organisation leitet die Benachrichtigung an Priente Push Relay weiter, das Relay wiederum an Apple oder Google.

• Der Inhalt der Benachrichtigung (Absender, Betreff, Nachrichtenvorschau) ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Er wird ausschließlich auf Ihrem Gerät mit einem nur dort vorhandenen Schlüssel entschlüsselt. Priente Push Relay, Apple und Google können diesen Inhalt nicht lesen.
• Das Relay verarbeitet nur die für die Zustellung erforderlichen technischen Daten: Benachrichtigungstoken, Kennung des Organisationsservers, Plattform und Zeitstempel. Diese Daten werden ausschließlich für die Zustellung von Benachrichtigungen und die Missbrauchsverhinderung verwendet.
• Ihre Organisation kann Benachrichtigungen ohne Inhalt wählen oder das Relay überhaupt nicht nutzen.

Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen oder in den Benachrichtigungseinstellungen der App deaktivieren.

6. Weitergabe und Dienstleister

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht und geben sie nicht an Werbenetzwerke weiter. Wir übermitteln Daten nur in den folgenden Fällen und nur im erforderlichen Umfang:

• Infrastrukturanbieter, die uns bei der Erbringung des Dienstes unterstützen: Rechenzentrum und Hosting, Netzwerksicherheit und Inhaltsauslieferung (z. B. Cloudflare), Zustellung von Benachrichtigungen (Apple, Google) und, sofern Ihre Organisation dies aktiviert hat, der für KI-Funktionen eingesetzte Modellanbieter. Diese Anbieter handeln ausschließlich nach unseren Weisungen und sind vertraglich gebunden.
• Ihre Organisation: Die Administratoren Ihrer Organisation können Ihr Konto und die Daten der Organisation im Rahmen der Richtlinien der Organisation verwalten.
• Auf Ihre Veranlassung: Wenn Sie eine E-Mail senden, eine Datei teilen oder über Priente Connect mit einer anderen Organisation zusammenarbeiten, werden Inhalte an die Empfänger übermittelt.
• Zuständige Behörden: nur nach Maßgabe der geltenden Rechtsvorschriften und bei Vorliegen einer rechtmäßigen Anfrage.
• Unternehmenstransaktionen: etwa bei Fusionen oder Übernahmen, unter der Voraussetzung, dass die Garantien dieser Erklärung gewahrt bleiben.

7. Übermittlung ins Ausland

Daten in Priente Cloud werden in von Priente ausgewählten Rechenzentren gehostet. Einige Dienstleister, etwa für die Zustellung von Benachrichtigungen (Apple, Google) und für Netzwerksicherheit, können im Ausland ansässig sein.

Ist eine Übermittlung ins Ausland erforderlich, wenden wir die nach Art. 9 KVKK und Kapitel V DSGVO vorgesehenen Garantien an (Angemessenheitsbeschluss, Standardverträge und erforderliche Meldungen). Da Benachrichtigungsinhalte Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, werden sie nicht an diese Anbieter übermittelt.

Bei On-Premise- und Air-Gap-Installationen verbleiben die Daten an dem von Ihrer Organisation bestimmten Ort.

8. Speicherdauer

• Konto- und Inhaltsdaten: werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist, und gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation.
• Nach Löschung des Kontos: Die Daten werden innerhalb von höchstens 30 Tagen aus den Live-Systemen gelöscht; aus verschlüsselten Sicherungen werden sie im Rahmen des Sicherungszyklus, spätestens innerhalb von 90 Tagen, endgültig entfernt.
• Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (z. B. für Verkehrsdaten nach dem Gesetz Nr. 5651) und höchstens 2 Jahre.
• Benachrichtigungstoken: werden gelöscht, wenn Sie sich abmelden, die App deinstallieren oder das Token ungültig wird.
• Supportkorrespondenz sowie Vertrags- und Rechnungsunterlagen: für die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. nach steuerrechtlichen Vorschriften bis zu 10 Jahre).

Daten, deren Speicherdauer abgelaufen ist, werden gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

9. Sicherheit

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung; Envelope-Verschlüsselung im Ruhezustand und verschlüsselte Sicherungen.
• Option zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails mit S/MIME und OpenPGP; Ende-zu-Ende-verschlüsselte Benachrichtigungen.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, Anmeldebestätigung mit Nummernabgleich und Sitzungsverwaltung.
• Rollenbasierter Zugriff, Prinzip der minimalen Rechte, Audit-Protokolle und Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeitende.
• Regelmäßige Updates, Sicherheitstests, Überwachung und regelmäßige Wiederherstellungsübungen.

Kein System ist völlig risikofrei. Im Falle einer Datenschutzverletzung informieren wir die betroffene Organisation, die zuständige Behörde und erforderlichenfalls Sie innerhalb der in KVKK und DSGVO vorgesehenen Fristen.

10. Kinder

Priente Hub ist für die Nutzung durch Organisationen konzipiert und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Personen unter 16 Jahren. Richten Organisationen wie Bildungseinrichtungen Konten für minderjährige Nutzer ein, ist die Organisation als Verantwortlicher dafür zuständig, die erforderlichen Einwilligungen einzuholen.

11. Ihre Rechte

Nach Art. 11 KVKK haben Sie das Recht zu erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und, falls ja, Auskunft darüber zu verlangen; den Zweck der Verarbeitung zu erfahren und ob die Daten zweckentsprechend verwendet werden; die Dritten im In- oder Ausland zu kennen, an die die Daten übermittelt wurden; die Berichtigung unvollständig oder unrichtig verarbeiteter Daten sowie die Löschung oder Vernichtung nach Maßgabe von Art. 7 KVKK zu verlangen; zu verlangen, dass diese Vorgänge den Dritten mitgeteilt werden, an die die Daten übermittelt wurden; einem für Sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen, das ausschließlich durch automatisierte Systeme ermittelt wurde; und Ersatz des Schadens zu verlangen, wenn Ihnen durch eine rechtswidrige Verarbeitung ein Schaden entstanden ist.

Fallen Sie unter die DSGVO, stehen Ihnen zudem die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf der Einwilligung zu (Art. 15–22 DSGVO).

Ihre Anträge nach Art. 11 KVKK können Sie gemäß dem Kommuniqué über die Verfahren und Grundsätze der Antragstellung beim Verantwortlichen schriftlich, zusammen mit Angaben zur Überprüfung Ihrer Identität, persönlich oder per Post an die PRIENTE SOFTWARE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ, Ahi Evran OSB Mah. Erkunt Cad. Teknopark No: 3 İç Kapı No: 4, Sincan / Ankara, Türkiye, oder per E-Mail von der in Ihrem Konto hinterlegten oder uns zuvor mitgeteilten E-Mail-Adresse an [email protected] richten. Bitte geben Sie Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten und den Gegenstand Ihres Antrags an. Wir beantworten Anfragen innerhalb von höchstens 30 Tagen unentgeltlich. Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir zusätzliche Angaben anfordern.

Sind Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden, können Sie sich bei der türkischen Datenschutzbehörde (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) oder bei der Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land beschweren.

12. Kontakt

Für alle Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten: PRIENTE SOFTWARE YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ, Ahi Evran OSB Mah. Erkunt Cad. Teknopark No: 3 İç Kapı No: 4, Sincan / Ankara, Türkiye; E-Mail: [email protected].

Für Anträge auf Kontolöschung siehe die Seite Konto- und Datenlöschung: prientehub.com/de/data-deletion/

13. Änderungen

Wir können diese Erklärung an Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anpassen. Die aktuelle Fassung wird stets auf dieser Seite veröffentlicht, und das Datum am Seitenanfang ändert sich. Wesentliche Änderungen kündigen wir zusätzlich in der App oder per E-Mail an.